Proforma fatura nedir, nasıl kesilir?

Özellikle yeni girişimciler ve işletmeler, müşterilerine ne tür fatura keseceklerini merak ederler. Çünkü ticarette birçok fatura türü bulunur. Buna satış faturalarından irsaliyeli faturalara kadar birçok örnek gösterilebilir. Bunun yanı sıra proforma fatura adı verilen bir başka fatura türü daha var. Bir ürünün/hizmetin miktarı ve tutarını gösteren klasik faturalardan daha farklı olarak proforma faturalar, bir tür ön belge olarak da kabul edilir. Bu yazıda, proforma faturanın tanımı, nasıl kesileceği ve KDV’si ile ilgili detayları bulabilirsin.

Proforma fatura ne demek?

Proforma fatura, bir tür teklif faturası olarak değerlendirilen ve satıcının alıcı tarafa sunduğu teklifin kağıda dökülmüş bir versiyonu olarak bulunur. Satıcı taraf, satışa/alışverişe konu olan ürün veya hizmete dair alıcıya yazılı teklif götürdüğünde buna proforma fatura götürebilir. Bu sayede alışveriş ya da satış işleminde ortaya çıkabilecek olası yanlış anlamaların da önlenmesi amaçlanır. Özetle, proforma fatura bir tür ön fatura olarak tanımlanır. Bu faturayı her tür ticari işletme düzenleyebilir. Proforma faturalara ilişkin herhangi bir mali ve hukuki düzenleme bulunmaz. Ancak bir proforma fatura, taraflar arasındaki bir anlaşmanın şartlarını belirlediği için önem taşır.

Proforma faturanın amacı nedir?

Proforma fatura; satıcı tarafından alıcıya genellikle bir siparişin tahmini maliyetlerini ve teslimat tarihini iletmek için kullanılır. Bu sayede satış süreçleri ile ilgili olarak şeffaf ve net bir plan ortaya çıkarılır. Böylelikle sipariş teslim edilirken yanlış anlamalar büyük ölçüde önlenebilir. Proforma fatura aynı zamanda alıcıya teslimattan önce şartları müzakere etme fırsatı da sağlar. Yani alıcı taraf, satıcı tarafın sunduğu fiyattan, miktardan veya teslimat tarihinden memnun değilse, öncesinde işlemler revize edilebilir. Dolayısıyla teslimat sırasında yaşanabilecek olası anlaşmazlıklar, bu faturalar ile önlenebilir.

İpucu: Bankaların kredi oranlarını karşılaştırmak için kredi hesaplama aracını kullanabilirsin.

Proforma faturada olması gereken bilgiler

Ticari işletme, bir proforma fatura düzenlemek/kesmek için öncelikle gerekli bilgileri temin etmesi gerekir. Bu bilgilere aşağıdaki maddelerden ulaşabilirsin:

• Fatura tarihi
• Mal, ürün / hizmet cinsi
• Alıcı ve satıcının bilgileri (İsim/unvan, adres, iletişim)
• Ödeme yöntemi/şekli
• Malların/ürünlerin menşei
• Teslimat ve sevkiyat türü
• Mal, ürün veya hizmetin birim fiyatı/miktarı/tutarı
• Malların/ürünlerin ağırlığı, boyutları, miktarı
• Mallara/ürünlere yönelik ambalaj özellikleri ve diğer detaylar
• Navlun ve sigorta prim tutarları
• Faturayı düzenleyenin imzası

Proforma fatura nasıl kesilir?

Yukarıdaki belge ve bilgiler ile beraber proforma fatura birtakım kurallara göre kesmen gerekiyor. Bu konu hakkındaki tüm önemli detayları da aşağıdaki maddelerde inceleyebilirsin:

• En önemli noktalardan biri olarak, belgede mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi yazmalı.
• Proforma fatura hazırlarken antetli kağıt kullanılması da gerekir.
• Daha sonra kağıda, gerekli bilgileri ve belgeleri doğru bir düzende yazmalı.
• Kağıdın/belgenin sağ üst köşesine proforma numarası ve fatura tarihini yazılması gerekir. 
• Sol üst köşeye satıcı bilgilerini (ad soyad, unvan, ev adresi), onun altına ise alıcı bilgilerini (müşteri adı, unvan, adresi) yazmalı.
• Sayfanın orta bölümünde ise satılacak ürün, mal veya hizmete ilişkin ayrıntılara yer verilmeli. Bu ayrıntılar ürün/hizmet açıklaması, miktar, ebatlar, birim fiyatı ve KDV oranları.

Proforma fatura nerelerde kullanılır?

Proforma fatura, bir satış işleminin şartlarını ortaya koyması bakımından basit fiyat tekliflerinden farklı bir belge. Alıcıyı bilgilendirmek ve işlem tamamlandıktan sonra önemli masraflar hakkında yanlış anlaşılmaları önlemek için kullanılan iyi niyetli bir tahmini ifade eder. Bu belgeler, daha çok ithalat ve ihracat işlemlerinde kullanır. Bu nedenle bu fatura türü “uluslararası satış sözleşmesi” olarak da adlandırılır. Proforma faturalar; tüm koşulları önceden belirlediği için, bir işlem başlatıldıktan sonra değişiklik ihtiyacını da minimum seviyeye indirebilir.

Çoğu proforma fatura örneğine bakıldığında, alıcıya kesin bir satış fiyatı sağlandığı da görülür. Vergiler, nakliye masrafları gibi ücretlerin tahminlerini de yine bu faturalar gösterebilir. Herhangi bir sektördeki bir firma, üzerinde anlaşmaya varılan ürünlerin teslimatından önce, alıcı tarafa proforma fatura gönderebilir. Bunlarda satışa yönelik maliyet ayrıntıları yer alabilir. Ancak bu, resmi bir ödeme talebi anlamına gelmez. Dolayısıyla bu faturalar, yani belgeler herhangi bir mali yükümlülük taşımaz.

Proforma faturada KDV yer alır mı?

Proforma fatura düzenlenirken alıcı ile satıcının ürün ya da hizmete dair tüm detaylar konusunda anlaşması gerekir. Tıpkı diğer şartlar gibi fiyatlarda da anlaşma sağlanması için proforma faturalarda Katma Değer Vergisi (KDV) bilgisinin de olması gerekir. Proforma faturada KDV teklif edilen fiyata dahil ya da bundan hariç ise açıkça belirtilmeli.

*Bu içerik bir yatırım tavsiyesi değil, sadece bilgi amacı taşır.