e-Fatura nedir, nasıl kesilir?

Günümüz dijital dünyası, iş dünyasındaki alışkanlıkları da köklü bir biçimde değiştiriyor. Bu bağlamda e-Fatura sistemi da yaygın olarak kullanılıyor. “Elektronik fatura” olarak da bilinen bu fatura çeşidi, belli bir standart formatta ve elektronik ortamda oluşturulur. İşletmeler için fatura yönetimini kolaylaştıran bu sistem, ilgili verileri hızlı ve basit bir şekilde dijitalleştirilir. Bu yazımızda e-Fatura ile ilgili akla gelen soruların yanıtlarını bulabilirsin.

e-Fatura nedir?

Bu fatura türü, geleneksel kağıt faturaların elektronik ortama taşınmış versiyonu. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenen/yürütülen e-Fatura sistemi,  ticari faaliyetler sonucu hazırlanır. İşletmeler, satış ya da satın alma gibi çeşitli ticari faaliyetlere girdiği zaman kağıt ortamındaki faturalarını elektronik ortamda oluşturup gönderir. Bu sistem sayesinde hem alıcı hem de satıcı taraf, maliyet ve zamanda tasarruf sağlayabilir. İşlemlerin hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleşmesi, kağıt israfını önlemesi gibi avantajları sayesinde e-Faturalar günümüzde oldukça yaygın.

Elektronik fatura sistemi, işletmelerin uzun yıllardır kullandığı kağıt faturalar ile aynı hukuki niteliklere sahip. Sağladığı avantajları ve özellikleri sayesinde ise giderek daha çok benimseniyor. Örneğin, dijital bilgiler bir çalışanın masasında duran kağıt ortamındaki bilgilere kıyasla daha çok zahmetsiz. Bu da e-Fatura kullanımını ve yönetimini hem alıcı hem satıcı taraf için kolaylaştırır. Bu sistem Türkiye’de 2010 yılından beri uygulanıyor ve ticari satışlar, iade faturaları, ihraç faturaları, alış faturaları gibi işlemlerde kullanılır.

Kanun kapsamında e-Fatura sistemi

Türkiye’de e-Fatura kullanımına ilişkin usul ve esaslar, 2010 yılında Resmi Gazete’de yayımlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile duyuruldu. Bunun yanı sıra 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği de elektronik belge uygulamaları hakkındaki en önemli resmi kaynaklardan biri. Buna göre e-Fatura sistemi, müşteriye verilmesi zorunlu olan faturaların, kağıt belge olarak değil de elektronik ortamda hazırlanıp iletilmesine imkan tanır.

Dolayısıyla e-Fatura, kağıt ortamında hazırlanan fatura belgeleri ile tamamen aynı hukuki nitelikleri içerir. Ek olarak e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin (vergi vermekle yükümlü olan kimse veya kuruluş), tebliğde belirtilen istisnalar dışında e-Fatura göndermeleri ve almaları zorunlu tutulur.

 e-Fatura uygulamasının avantajları

• Maliyetten tasarruf: Elektronik fatura uygulaması kağıt ve kargo gibi süreçlerin neden olduğu maliyetleri ortadan kaldırır. Bu da ciddi ölçüde tasarruf edebilmene olanak tanır.
• Hızlı işlem yeteneği: e-Fatura sistemi ile beraber faturalar, elektronik ortamda anında alıcıya iletilebilir. Bu da saat ya da gün bazında zamandan tasarruf demek.
• Çevre dostu: Elbette e-Fatura sayesinde işletmende kağıt kullanımını ciddi ölçüde azaltabiliyorsun. Bu da çevre dostu bir uygulama olarak öne çıkar.
• Güvenlik: Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) bağlı olan e-Fatura sistemi, faturaların kaybolma riskini ortadan kaldırır ve işlemler dijital ortamda kayıt altına alınır.

İpucu: Kredi kartı ile vergi ödemenin detaylarını "Kredi kartı ile vergi ödenmesi" başlıklı yazımızda bulabilirsin.

e-Fatura mükellefi ne demek?

“Mükellef” sözcüğü genel olarak “yükümlü” ya da “vergi vermekle yükümlü kimse veya kuruluş” anlamlarına gelir. Bu bağlamda e-Fatura mükellefi, mevcut kanunlar kapsamında e-Fatura kullanması zorunlu olan kişi ve kurumları ifade eder. Eğer bir kişi ya da kuruluş olarak e-Fatura sistemine kayıt yaptırdıysan, e-Fatura düzenlemen de zorunlu olur. Kayıtlı kişi/kuruluş satıcı taraf ise zorunlu olarak e-Fatura gönderiyor, alıcı taraf da yine zorunlu olarak e-Fatura alıyor.

e-Fatura kimlere zorunlu? (2024)

509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu ile ilgili bilgileri sunuyor. Tebliğ içerisinde e-Fatura sistemine geçiş yapması gereken işletme ve meslek grupları ise yıldan yıla ve ciroya göre değişebiliyor. Örneğin; 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri için 5 Milyon TL ciro limiti, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 Milyon TL’ye düşürülmüştü.

2023 yılı için de brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-Fatura’ya geçmesi zorunlu hâle geldi. Buna göre zorunluluk kapsamındaki işletmeler de 1 Temmuz 2024 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçtiler. İlgili mükelleflerin; Tebliğ’de belirtilen istisnai durumlar dışında, e-Fatura uygulamasına kayıtlı diğer kullanıcılara faturalarını e-Fatura olarak düzenlemeleri ve bu kullanıcılardan e-Fatura olarak almaları zorunlu.

e-Fatura başvurusu için gerekenler

Gönüllü ya da zorunlu olarak e-Fatura uygulamasına geçeceksen önce birtakım belgeleri hazır bulundurman gerekiyor:

• Başvuru formu
• Elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi
• Şirket yetkilisine/yetkililerine ait imza sirkülerinin noter onaylı bir örneği
• Şirket kuruluş sözleşmesini içeren Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter onaylı nüshası
• Şirket ünvan değiştirdiyse, unvan değişikliği sonrası ilan edilen Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter onaylı nüshası ya da aslının yanında bulundurulması şartıyla Bakanlık tarafından onaylanmak üzere fotokopisi

Bunun yanı sıra e-Fatura başvurusu istenen belgeler, tüzel ve gerçek kişilere göre de değişkenlik gösterir. Tüzel kişi olarak başvuruyorsan Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi’nin imzalanması yeterli. Bununla beraber gerçek kişiler ise 2 farklı e-Fatura şekline göre farklı belgelere ihtiyaç duyabilir:

• Mali mühür ile kullanımlar için "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi", nitelikli elektronik sertifika ile kullanımlar için nitelikli elektronik sertifikaya sahip olduğunu belirten yazılı bir beyan.
• Başvuru belgelerini imzalayan yetkililer, eğer tüzel kişi mükellefler adına imza atıyorlarsa yetki sahibi olduklarını belirtmek durumunda. Bunun için ise imza atan kişi ya da kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneğinin veya aslının yanında bulundurulması şartıyla Bakanlık tarafından onaylanmak üzere imza sirküsü örneğinin fotokopisi.

e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

e-Fatura başvuru sürecine geçmek için tüzel kişiysen mali mühür başvurusunda bulunmalısın. Gerçek kişiysen e-Faturada hem mali mühür hem de e-imza kullanabilme hakkın var ve hangisini istiyorsan onu temin etmelisin. Bunlardan mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden online olarak yapılıyor. Tüzel ya da gerçek kişi seçeneklerden sana uygun olanı seçip formu doğru bir şekilde doldurmalısın. Ardından “Akıllı Kart ve Kart Okuyucusu” ifadesini seçip onaylayabilir ve ödeme kısmına geçebilirsin. Ödeme yaparken dekonttaki açıklama bölümüne mali mühür başvuru numarasını girmeyi unutma.

Yaklaşık 3 ila 10 günleri arasında mali mühür, başvuru yapan kişilere ulaştırılıyor. Daha sonra Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Sürücü Yükleme Servisi üzerinden bilgisayara kurulum gerçekleştirilebilir. Bunun için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Sürücü Yükleme Servisi sayfasından kendi işletim sistemine yönelik bilgileri girmen, kart okuyucunu seçmen, bilgisayarına uyan sürücüleri indirip kurulumu tamamlaman gerekiyor. e-Fatura için gerekli belgeleri ve mali mühür işlemlerini tamamladıktan sonra e-Fatura başvurusuna geçebilirsin. Mali mühür bilgisayara takılı ve tanımlı iken e-Fatura başvurunu için 3 farklı yöntemden biri ile yapabilirsin:

• Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Fatura için sunduğu, GİB Portal adlı bir platform var. Bu portal sayesinde faturalarını manuel olarak hazırlayabilirsin.
• GİB sistemine entegre yöntemi de tercih edebilirsin. Bu yöntem ile firmalar kendi bilgi işlem sistemlerini GİB Portalı ile entegre ediyor. Böylelikle mevcut bilgi işletim sistemin üzerinden e-Fatura uygulamasını kullanabilirsin.
• Son olarak GİB’den özel entegrasyon izni almış kurumlardan da yararlanabilirsin. Bunun için ise https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html üzerinden başvuru yaptıktan sonra, ilgili kurum işletmeye bir aktivasyon linki gönderip başvurunun tamamlanmasını sağlıyor.

Dijital Vergi Dairesi üzerinden e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Dijital Vergi Dairesi’nin internet sitesine girip “e-BELGE”ye tıkladığın zaman https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html sayfası açılıyor. Dolayısıyla işlemlerine bu şekilde ilerlediğin durumda da yine yukarıdaki adımları takip etmen mümkün.

e-Fatura içinde bulunması gereken bilgiler neler?

e-Fatura uygulamasına geçtiysen fatura içinde bulundurman gereken bilgileri de eksiksiz doldurmalısın. Bu gerekli bilgiler ise şu şekilde:

• Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası
• Faturayı düzenleyen kişinin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
• Müşteri tarafının adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
• Malın, işin ya da hizmetin nevi, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı
• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası
• Elektronik ortamda Başkanlık sistemlerinden sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine olanak tanıması üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren)

Tüm bunların yanı sıra GİB, eğer ihtiyaç duyarsa ilave bilgiler de isteyebilir. Bu duyurular ise mükelleflere https://ebelge.gib.gov.tr/ adresi üzerinden yapılır. Ayrıca e-Fatura mükellefleri, ekstra ihtiyaçlar doğrultusunda e-Fatura üzerinde farklı bilgilere de yer verebilir.

e-Fatura nasıl kesilir?

e-Fatura kesmek için, öncelikle iki işletmenin karşılıklı olarak ticari faaliyette bulunması ve ikisinin de e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekiyor. Yani e-Fatura sistemine üye olan ve birbiriyle ticari ilişki sürdüren 2 ayrı işletmeden söz ediyoruz. Bu arada kanuna göre; elektronik belgelerin, malın teslimi ya da hizmetin sunulmasından itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerekiyor. Bundan sonrası ise gayet kolay: İnternetin olduğu tüm ortamlarda kolayca e-Fatura kesebilirsin. Bu yöntemlere aşağıdaki maddelerden ulaşabilirsin:

• GİB Portal üzerinden ücretsiz bir şekilde ve kolayca e-Fatura düzenleyebilirsin. Burada oluşturduğun faturaları 6 ay boyunca saklayabilirsin.
• Sahip olduğu işletmenin bilgi işlem sistemini GİB’e entegre ettiysen bu şekilde de fatura kesebilirsin.
• Son olarak GİB onaylı özel entegrasyon izni almış kurumlar üzerinden de e-Fatura kesmen mümkün.

e-Fatura kime kesilir?

e-Fatura, yalnızca diğer e-Fatura mükelleflerine kesilip gönderilebilir. Yani bunun için, hem kendi işletmen hem de ticari ilişkide olduğu karşı işletmenin e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir.

e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki fark nedir?

• e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen bir uygulama. Kâğıt ortamında faturaların dijital ortamlarda hazırlanıp gönderilmesini, alınması sağlıyor. Buna karşın e-Arşiv ise e-Fatura kapsamı dışındaki firmalar ve son kullanıcılar için düzenlenebiliyor.
• e-Fatura GİB üzerinden veya GİB’e entegre şekilde alıcıya iletildiği için ekstra bir raporlamaya ihtiyaç duymuyor. Ancak e-Arşiv’de ise; takip eden gün/saat 24.00’e kadar GİB’e raporlama yapılmalı.
• e-Fatura GİB'e iletildiği için, UBL-TR formatı da zorunlu. Oysa e-Arşiv’de fatura GİB’e iletilmediği için böyle bir format zorunluluğu yok.
• e-Fatura uygulaması içerisinde fatura, Gelir İdaresi sistemi üzerinden alıcının e-Fatura sistemine iletilirken e-Arşiv’de ise hem e-posta ile hem de çıktı alınıp iletilebilir.
• e-Fatura’daki belgeler, mali mühür ile imzalanıyor ve zaman damgası kullanılmıyor. Fakat e-Arşiv sisteminde ilgili belgeler hem mali mühür hem de zaman damgası kullanımı ile onaylanıp saklanıyor.

e-Fatura nasıl iptal edilir?

e-Fatura düzenlerken bir hata yaptıysan faturanı iptal etmen mümkün. Bunun için hem gönderici (satıcı) hem de alıcı tarafın e-Fatura’yı reddetmesi şart. İptal işlemi için Gelir İdaresi Başkanlığının İptal Portalı sayfasına gidebilir ve işlem yapabilirsin. Eğer gönderici taraftaysan bir iptal talebi açabilir, alıcı taraftaysan firmana ulaşan e-Fatura’ya itiraz edebilirsin. Buradaki iptal işlemi, mutlaka 8 günlük süre içerisinde yapılmalı.